ما هو تخطيط موارد المؤسسات ولماذا هو مهم للشركات؟

ما هو تخطيط موارد المؤسسات ولماذا هو مهم للشركات؟ 

ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟ باختصار ، هو عبارة عن مجموعة من التطبيقات المصممة لإدارة عمليات الأعمال الأساسية ودمجها. على الرغم من أنها كانت تستخدم من قبل الشركات الكبيرة، إلا أنها تحظى بشعبيّة بين الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أيضًا. في هذه المقالة، سنوجهك إلى أساسيات تخطيط موارد المؤسسات بما يتجاوز الإجابة على سؤال "ما هو تخطيط موارد المؤسسات" لمساعدتك في رحلة الشراء.

إذاً، ما هو تخطيط موارد المؤسسات ERP؟

تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج إدارة عمليات الأعمال الذي يدير ويدمج الأنشطة التجارية اليومية، مثل الأنشطة المالية، المشتريات، الإنتاج، المشاريع، الموارد البشرية، والأنشطة الأخرى. البرنامج يوفر معلومات دقيقة في الوقت الفعلي، مما يساعد أصحاب المصلحة على اتخاذ قرارات بناءً على البيانات التي تم إنشاؤها. من خلال جمع بيانات المعاملات المشتركة للشركة من مصادر متعددة، تخطيط موارد المؤسسات يزيل البيانات المتكررة ويوفر تكامل في البيانات. توفر الأنظمة درجة عالية من المرونة تسمح للمستخدمين بإدارة أعمالهم في أي وقت وفي أي مكان. في الوقت الحاضر، يزداد الطلب على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات القائمة على السحابة بين الشركات الصغيرة والمتوسطة، نظرًا لارتفاع مستويات التنقل والأسعار المعقولة.

ما هي الصناعات التي يمكن أن تستفيد من تخطيط موارد المؤسسات؟

على الرغم من أن أصل استخدام تصميم تخطيط موارد المؤسسات كان للصناعة ، فقد توسع البرنامج الآن ليشمل قطاعات أخرى مختلفة مثل الخدمة والتعليم وتجارة التجزئة والجملة والعقارات والأغذية والمشروبات والصحة وحتى الحكومة.
من المؤكد أن كل مؤسسة تدير الموظفين وتشتري المنتجات أو الخدمات وتبيع أو توزع شيئًا ما وتحسب الشؤون المالية. يسمح تخطيط موارد المؤسسات للمؤسسات من جميع الصناعات بدمج وإدارة كل هذه الوظائف الأساسية.

لماذا يعتبر تخطيط موارد المؤسسات مهمًا لعملك؟

هل تساءلت يومًا عن سبب بحث العديد من الشركات عن حلول ERP؟ لماذا يحتاجون لها؟ وفقًا لأحدث البيانات الإحصائية، فإن 81 بالمائة من الشركات هي في طور تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات أو قامت بتنفيذها بنجاح. لن يفكروا مطلقًا في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات في المقام الأول إذا لم تكن للأنظمة مزايا لأعمالهم. دعنا نقسم مزايا نظام تخطيط موارد المؤسسات لنشاطك التجاري.

1. تحسين الكفاءة

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط مجموعة متنوعة من العمليات التجارية التي تستغرق الكثير من الوقت والجهد عند إجرائها يدويًا. يمكن القيام بالمهام المتكررة مثل تتبع المخزون، إسناد المهام للموظفين، مراقبة ساعات العمل، توزيع الرواتب، وإنشاء التقارير المالية، كل ذلك تلقائيًا.
من خلال تنفيذ العمليات المعقدة، يمكن لموظفيك التركيز بشكل أكبر على مهامهم الأساسية دون إزعاج بعضهم البعض. على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق إنشاء بيانات حركة مرور الويب اليومية دون الحاجة إلى طلبها من فريق تكنولوجيا المعلومات، أو يمكن لفريق المحاسبة إنشاء تقارير متعلقة بالمبيعات دون الحاجة إلى الاعتماد على مديري المبيعات.
توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أيضًا وصولاً سريعًا إلى البيانات للمديرين وأصحاب المصلحة في الشركة. يمكن لصناع القرار مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية في جميع أنحاء الشركة من خلال الأنظمة هذه. يمكن إنشاء جميع البيانات المطلوبة في الوقت الفعلي.

2. زيادة تعاون الفريق

يعد التعاون بين الإدارات جزءًا مهمًا وضروريًا في كثير من الأحيان من الأعمال التجارية. يكسر نظام تخطيط موارد المؤسسات الحواجز بين الأقسام في الشركة. من خلال البيانات المخزنة في برنامج تخطيط موارد المؤسسات المركزي والمتسق، يمكن للقسم الوصول إلى البيانات من الأقسام الأخرى. يمكن أن توسع SaaS أو تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة التعاون الحالي بين الفريق عبر مكاتب متعددة في مواقع مختلفة عبر الإنترنت.

3. تخفيض تكاليف التشغيل

تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أيضًا الشركات على توفير التكاليف التشغيلية. نظرًا لأن معظم الأنشطة التشغيلية تلقائية العمل، يمكن توقع التأخيرات والأعطال المختلفة بشكل صحيح. يمكن إكمال جميع الأعمال المعقدة بسرعة أكبر، وبالتالي تقليل الوقت المستغرق. يمكن للشركات أيضًا تقليل حجم العمالة لأن حلول تخطيط موارد المؤسسات تتولى مجموعة متنوعة من المهام اليومية.

4. تحسين أمن البيانات

تحتوي حلول تخطيط موارد المؤسسات على جدران حماية وضوابط تقييد لمنع انتهاكات البيانات. يتم الاحتفاظ بجميع البيانات في نظام مركزي بحيث تتم مراقبة نقاط الوصول عن كثب وتركيز الأمان. يمكن للمسؤولين عن إدارة بيانات الشركة توفير حقوق وصول محدودة للموظفين. على سبيل المثال، يمكن لمديري الموارد البشرية إخفاء بعض البيانات المهمة فقط لأنفسهم وأصحاب المصلحة مع منح الموظفين الإذن لعرض بياناتهم المالية.
يمكن للمسؤولين أيضًا إلغاء صلاحيات الموظفين المسرّحين بسرعة ومنح صلاحيات إلى الموظفين الجدد. تعرض حلول تخطيط موارد المؤسسات أيضًا أنشطة المستخدم، بحيث يمكن للمسؤولين التعرف بسهولة على الإجراءات غير المصرح بها أو أنماط الأنشطة المشبوهة في النظام.

5. الحصول على توقّعات ودقيقة

أحد أهم الأشياء لتقدم الأعمال هو القدرة على الحصول على توقعات دقيقة. يعتمد أصحاب المصلحة على التقارير التي ستؤثر في النهاية على القرارات التي يتخذونها. لذلك، من المهم جدًا للشركات الحصول على تقارير كاملة ومتسقة في الوقت الفعلي. يمكن لتخطيط موارد المؤسسات تسهيل كل ذلك.
أدوات إعداد تقارير تخطيط موارد المؤسسات تستخدم عوامل تصفية وتحليلات متطورة يمكنها تصفية التناقضات في البيانات. يضمن النظام أيضًا إنشاء البيانات التي تم الحصول عليها في الوقت الفعلي. ستساعد تقارير الأعمال الدقيقة أصحاب المصلحة على اتخاذ أفضل القرارات لأعمالهم.

كيف تقرر ما إذا / متى يحتاج عملك إلى تخطيط موارد المؤسسات
 
كل عمل فريد من نوعه ويواجه تحديات مختلفة. السؤال الآن هو كيف تعرف أن عملك يحتاج إلى تخطيط موارد المؤسسات؟ فيما يلي بعض النقاط التي تشير إلى أنه يجب عليك التفكير في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات الآن.

• يقضي الموظفون وقتًا طويلاً في المهام التي لا ينبغي إجراؤها يدويًا
• ليس لديك طريقة وصول سريع وسهل إلى البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات العمل
• أنت تعمل مع بائعين أو موردين مختلفين عبر مناطق أو بلدان مختلفة
• لديك العديد من التطبيقات المختلفة التي قمت بتنفيذها لعملك على مر السنين، لكنها غير متصلة ببعضها البعض
• أنت غير قادر على مراقبة مستوى المخزون الخاص بك كل يوم
• تقضي الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات، ومحاولة زيادة الإنتاجية والكفاءة، ودمج الوظائف المختلفة في عملك
• لا يمكن لموظفيك التعاون بسهولة أو مشاركة المعلومات مع بعضهم البعض
• لا يمكنك الوصول إلى البيانات والمعلومات التجارية الهامة عندما تكون خارج المكتب
• أنت تعالج المشاكل عندما يكون الوقت قد فات. بمعنى آخر، لا يمكنك أن تكون استباقيًا عندما يتعلق الأمر بتحديد المشاكل في عملية عملك
إذا كانت معظم النقاط المذكورة أعلاه ذات صلة بك، فهذا يعني أن الوقت قد حان لك للعثور على حل ERP المناسب على الفور.

أنواع عمليات تعيين تخطيط موارد المؤسسات

هناك عدة أنواع من تطورات تخطيط موارد المؤسسات التي تتجه إلى السوق اليوم. لتجنب الارتباك عندما يقدم بائعو ERP الحل لك، حاول معرفة الأنواع الثلاثة الشائعة التالية من تطورات تخطيط موارد المؤسسات 

تخطيط موارد المؤسسات في مكان العمل

ويسمى أيضًا ERP التقليدي أو تخطيط موارد المؤسسات في الموقع. يتم تثبيت تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة محليًا على أجهزة وخوادم شركتك التي يديرها فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. الاستثمار الأولي لتخطيط موارد المؤسسات التقليدية مرتفع إلى حد ما لأن شركتك تحتاج إلى شراء خوادم لتشغيل النظام. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب ترقية نظام تخطيط موارد المؤسسات في الموقع أيضًا الكثير من الجهد، حيث سيتعين على فريق تكنولوجيا المعلومات لديك البدء في التخصيص من البداية مرة أخرى وسيتم مسح التخصيصات التي تم تنفيذها مسبقًا.
على الرغم من أنها تتطلب الكثير من التكاليف والجهد، إلا أن حلول تخطيط موارد المؤسسات التقليدية لا تزال مطلوبة بشدة حيث تتيح هذه الأنظمة للشركات التعامل مع بياناتها الخاصة لضمان السلامة. بالإضافة إلى ذلك، توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في الموقع أيضًا سهولة في التخصيص وتعطي مزيدًا من التحكم في عملية التنفيذ. عادة ما تكون حلول ERP التقليدية أكثر شيوعًا بين الشركات الكبيرة.

نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي

نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي هو نوع من تعيين تخطيط موارد المؤسسات يسمح للشركات بإدارة البيانات المركزية عبر اتصال الإنترنت. بائع تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك هو المسؤول عن سلاسة هذا النظام ويقوم بمراقبته من خلال الواجهة الخلفية. يحتاج المستخدمون فقط إلى اسم مستخدم وكلمة مرور ليتمكنوا من الوصول إلى النظام.
تكلفة الاستثمار لنظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي أقل بكثير من تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة. ومع ذلك، يخضع المستخدمون للتكاليف العامة (عادة ما تكون شهرية) طالما أنهم يستخدمون النظام. تعتبر حلول تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة أكثر شيوعًا بين الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. مزايا نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي هي كما يلي:

• نشر أسرع

على عكس تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة، لا يتطلب نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابية أجهزة إضافية، لذا لن تضطر شركتك إلى إضاعة الوقت في شراء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتثبيتها. يستغرق وقت تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات المستند إلى السحابة عادةً من 3 إلى 6 أشهر فقط بينما يتطلب تنفيذ نظام نظام تخطيط موارد المؤسسات التقليدي عامًا على الأقل.

• تحديثات وترقيات النظام الدورية

يتم ترقية نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي باستمرار بواسطة مزودها ويمكنك التأكد من أنك تستخدم دائمًا أحدث نظام تخطيط موارد المؤسسات وأحدثه. أثناء استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات التقليدي، يجب إجراء التحديثات والترقيات عن طريق إزالة أي تعديلات تم استخدامها من قبل.

• تنقل عالي المستوى

يتيح لك نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي مراقبة أعمالك في أي مكان وزمان. نظرًا لأنه يستند إلى موقع الويب، يمكن للمستخدمين الوصول إلى النظام من خلال المتصفحات المدعومة. لن تضطر إلى القدوم إلى المكتب لمجرد عرض البيانات المختلفة التي تريدها، لأنه يمكنك الوصول إليها من خلال هاتفك المحمول أو جهازك اللوحي.

نظام تخطيط موارد المؤسسات الهجين
  
هو مزيج من تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة وتخطيط موارد المؤسسات السحابي. إنه بمثابة حل منطقي للعديد من الشركات التي ترغب في ترقية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية الحالية دون الحاجة إلى تغييرها. بالإضافة إلى فصل الوظائف بين نظام تخطيط موارد المؤسسات التقليدي والقائم على السحابة، يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات الهجين الشركات أيضًا على دمج أو إضافة وظائف لأنظمة نظام تخطيط موارد المؤسسات الحالية الخاصة بهم بأقل تكلفة.

الوحدات الأساسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات

لقد وجدت الإجابة على السؤال "ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟". الآن، أنت بحاجة إلى معرفة الوحدات الأساسية التي يمكن العثور عليها في أي نظام نظام تخطيط موارد المؤسسات.

محاسبة

وحدة المحاسبة تدير التدفقات النقدية الواردة والصادرة بالكامل. كما أنها تساعد الشركات في التعامل مع المعاملات المحاسبية المختلفة مثل النفقات والميزانية العمومية ودفاتر الأستاذ العامة والتسوية المصرفية وإعداد الميزانية وإدارة الضرائب وما إلى ذلك. يمكن عمل البيانات المالية للشركة ببضع نقرات باستخدام هذه الوحدة.

إدارة علاقات العملاء
 
تساعد وحدة إدارة علاقات العملاء CRM على تحسين أداء المبيعات من خلال خدمة عملاء أفضل وبناء علاقات صحية مع العملاء. كما أنه تساعد الشركات على إدارة وتتبع المعلومات التفصيلية للعملاء المحتملين والعملاء بما في ذلك سجل اتصالاتهم، المكالمات، والاجتماعات، المشتريات السابقة، وما إلى ذلك.

إدارة الموارد البشرية

تساعد وحدة إدارة الموارد البشرية HRM على تحسين كفاءة قسم الموارد البشرية. يساعد الشركات على إدارة تفاصيل الموظفين مثل تقييمات الأداء والوصف الوظيفي والمهارات والحضور والإجازة وغير ذلك الكثير. تعد إدارة كشوف المرتبات واحدة من أهم الوحدات الفرعية في وحدة إدارة الموارد البشرية التي تعمل على إدارة كشوف المرتبات وتكاليف السفر والسداد.

مبيعات

تعمل هذه الوحدة على التعامل مع سير عمل المبيعات مثل استفسارات المبيعات وعروض الأسعار وأوامر المبيعات والفواتير. يمكن أن يؤدي تكامل وحدات المبيعات وإدارة علاقات العملاء إلى تسريع دورة المبيعات وتحقيق أرباح أكبر للشركة.

المخزون

تعد وحدة المخزون مفيدة لتتبع وإدارة المخزون في الشركة بما في ذلك مراقبة مستويات المخزون وجدولة الطلبات والتنبؤ بالمشتريات وإنشاء تقارير المخزون. يسمح نظام تخطيط موارد المؤسسات الرائع بتكامل المخزون مع الماسحات الضوئية للباركود. ستكون وحدة المخزون أكثر فعالية إذا تم دمجها مع وحدة الشراء.

شراء

تدير هذه الوحدة العمليات المتضمنة في شراء البضائع. وتشمل قائمة الموردين وطلبات عروض الأسعار والتحليل وأوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع وتحديثات المخزون. يمكن دمج هذه الوحدة مع وحدة المخزون من أجل إدارة أفضل للمخزون.

تصنيع

تعمل هذه الوحدة على تحسين الكفاءة في عمليات التصنيع، مثل؛ تخطيط المنتج وتوجيه المواد ومراقبة الإنتاج اليومية وفاتورة المواد. يسمح نظام تخطيط موارد المؤسسات المتقدم لوحدة التصنيع بالتكامل مع الماسحات الضوئية للرموز الشريطية.

أشياء يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تخطيط موارد المؤسسات

1. ما يحتاج عملك

كل شركة لديها تحديات واحتياجات مختلفة. يمكن تصميم برنامج تخطيط موارد المؤسسات وفقًا للاحتياجات الفريدة لكل شركة. تأكد من فهمك للتحديات التي يواجهها عملك والحلول التي تتوقعها من برنامج تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك. اشرح جميع احتياجاتك بالتفصيل للبائع الخاص بك حتى يزودك بنظام تخطيط موارد المؤسسات بالمواصفات والميزات التي تلبي متطلباتك.

2. جدوى البائع والمراجع

تعرف على معلومات تفصيلية حول البائع الذي تتعامل معه، بما في ذلك خبرته في توفير حلول تخطيط موارد المؤسسات للشركات المختلفة. من هم عملاؤه؟ في أي الصناعات يعمل عملاؤه؟ منذ متى يعمل البائع؟ لا تنس أن تطلب شهادات من كل من عملائه. إذا لزم الأمر، اسأل عملائه مباشرةً بشأن النتائج التي حصلوا عليها من استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات (بما في ذلك علاقاتهم مع البائع الخاص بك).

3. الدعم

عندما تتحدث إلى أحد موردي تخطيط موارد المؤسسات، يجب ألا تنسى أن تسأل عن الدعم الذي يقدمه. الدعم هو عنصر حاسم في كل مرحلة من مراحل المشروع، والتي تتكون من؛ تحليل المتطلبات، تخطيط المشروع، التنفيذ، التكوين، التدريب والتوجيه، وما بعد التنفيذ. تأكد من أنه يمكن الاتصال بالبائع الخاص بك بسهولة عندما يواجه نظام تخطيط موارد المؤسسات لديك مشكلات أو عندما يكون لديك أي استفسارات تتعلق بالنظام.

4. التكامل والتخصيص

يسمح برنامج تخطيط موارد المؤسسات الجيد لمستخدميه بدمجهم وتعديلهم بسهولة. قد لا تحتاج إلى الكثير من التكامل أو التخصيص الآن، ولكن يمكن أن تتغير احتياجات عملك في أي وقت. قد ترغب في إضافة بعض الوحدات أو تقليلها في المستقبل. كلما زاد حجم عملك، أصبحت الاحتياجات أكثر تعقيدًا. لذلك، تأكد من أن برنامج تخطيط موارد المؤسسات الذي تختاره يمكن تعديله بسهولة وفقًا لحجم عملك.

5. عملية التنفيذ

أحد العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تخطيط موارد المؤسسات هو مدة التنفيذ. تعتمد فترة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات عادةً على عدد التعديلات التي يجب إجراؤها. كلما زاد التخصيص، زادت عملية التنفيذ. يميل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى مجموعة النظراء إلى أن يكون أسرع وأبسط من التنفيذ التقليدي. لذلك، اختر تعيين تخطيط موارد المؤسسات الأكثر ملاءمة وفائدة لشركتك.

استنتاج

في خضم المنافسة التجارية الشرسة بشكل متزايد، يجب أن تكون قادرًا على مواكبة الاتجاهات التكنولوجية المتغيرة باستمرار. إن إدارة عملك بطرق يدوية أو قديمة لن يؤدي إلا إلى ترك عملك في الوراء. إذا قام أصحاب الأعمال الآخرون بأتمتة عملياتهم، فلماذا لم تفعل ذلك؟
يساعد تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط العمليات المعقدة المختلفة، زيادة الكفاءة، خفض التكاليف، وتحسين إنتاجية عملك. ينطبق على الشركات من جميع الأحجام؛ الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.

الآن بعد أن تعلمت ما هو برنامج ERP؛ من المزايا وأنواع النشر والوحدات النمطية المشتركة إلى العوامل التي يجب مراعاتها عند اختياره. الشيء التالي الذي يجب عليك فعله هو تحديد جميع التحديات التي يواجهها عملك والحلول المطلوبة.