قد تكون اليوم الرسالة الإلكترونية الباب الرئيسي لكل العلاقات المهنية, فمن الضروري كتابتها بشكل صحيح. حتّى ولو كانت الرسالة الإلكترونية أقلّ تعقيداً من الرسالة الخطيّة, عليها أن تكون متقنة, لتكسب ثقة المتلقّي. هذه هي الخطوات التي عليك اتّباعها.
• عنوان مناسب في سطر الموضوع: لا تترك أبداً سطر الموضوع فارغاً, فهذا قد يدفع القارىء إلى إلغاء رسالتك ويشوّه صورتك الشخصيّة والمهنيّة, بالأخص إذا كنت تتواصل مع المرسل إليه للمرّة الأولى. كما أنّ لا ينبغي أن تكتب عنواناً مبهماً, مثل " أريد أن أسأل ". مهمّ عدم استخدام لهجة صارخة, لا تكتب "هامّ جدّاً! " فربّما أمراً ضروريّاً بنظرك ألّا يكون بذات الأهميّة لدى القارىء. امتنع عن استخدام علامات التعجّب, لأنّها غير مريحة في سطر الموضوع, وكانّك توبّخ أو تعاتب المرسل إليه. على عنوانك أن يكون واضحاً, يصيب مباشرةً هدفك من الرسالة, مثلاً " أريد العمل معكم كمصمّم جرافيكي حرّ ". لا مكان ل " مرحبا! " في سطر الموضوع!
• التحيّة: من البديهيّ بدء رسلتك بتحيّة لائقة, مثل " إلى حضرة السيّد المحترم ". إذا كانت تجمعك علاقة مهنيّة بالقارىء, إستخدم اسم عائلته. بامكانك استخدام اسمه اذا كان صديقاً. لا تتسرّع بتجاوز الحدود, لا تقل " مرحبا جولي " إذا كنت تتواصل مع الشخص لأوّل مرّة حتّى ولو كنت تعرف إسمه. بحال لا تعرف اسم المتلقّي, حاول إيجاده, فقد يفضّل أن تخاطبه مباشرةً بدلاً أن تكتب " إلى حضرة السيّد" . إذا لم تتمكّن من ايجاد اسم المرسل إليه, اكتب " إلى من يعنيه الأمر ".
• اشكر المرسل إليه: من اللطف أن تبدأ كلامك بجملة شكر. إذا كنت تسأل عن معلومة أو خدمة, ابدأ بشكر القارىء سلفاً على تجاوبه, وحين تتلقّى جواب, بادر برسالة شكر. بالإضافة, إذا كنت تجاوب مرسلاً, أشكره على ثقته واهتمامه
• بما يختصّ بالمضمون: لا أحد يرغب قرائة نصّاً طويلاً, لذا قدّم هدفك من الرسالة بشكل واضح و مختصر. كما أنّ الحديث عن مواضيع عدّة في رسالة واحدة أمراً مزعجاً فاكتفي بالحديث عن نقطة واحدة. خصّص رسالة أخرى إن كنت تريد الحديث عن نقطة أخرى. احذر الأخطاء الإملائيّة. كونك لا تتحدّث مع صديق, لا للكلمات المختصرة. بالنسبة إلى علامات التعجّب, إن كان لا بدّ منها, اسمح لنفسك بواحدة و حسب.
• إرسال الملفّات: عندما تودّ إرسال ملفّ, اكتب عنه مقدّمة صغيرة و عبارة " لطفاً, إفتح هذا الملفّ ", لأنّ إذا كانت الرسالة تقرأ عبر الموبايل, بإمكان القارىء ألّا يلاحظ وجود الملفّ. إذا كان حجم ملّك كبير, من اللائق أطلب إذن المتلقّي قبل إرساله.
• كرّر الشكر: عندما تنهي رسالتك, كرّر شكرك للقارىء على وقته. من اللطف القول "إن كان لديك المزيد من الأسئلة, بامكانك التواصل معي في أي وقتٍ كان ".
• اختم بالشكل المناسب: اختم بعبارة لطيفة مع اسمك, مثلاً "أطيب التحيات". راجع مضمونك جيّداً قبل إرساله.
de