التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA)
التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) هو تطبيق تكنولوجي يعمل على أتمتة العمليات التجارية باستخدام منطق الأعمال والمدخلات المنظمة. باستخدام أدوات RPA ، يمكن للشركة تكوين برنامج ، أو "روبوت" ، لالتقاط وتفسير التطبيقات لمعالجة المعاملات ، ومعالجة البيانات ، وتشغيل الاستجابة ، والتواصل مع الأنظمة الرقمية الأخرى. تتراوح سيناريوهات RPA من إرسال استجابة تلقائية للبريد الإلكتروني إلى نشر الآلاف من برامج التتبع ، كل منها مبرمج لأتمتة الوظائف في نظام تخطيط موارد المؤسسات.
يتم استخدام تقنية RPA من قبل العديد من مدراء تقنية المعلومات لتبسيط عمليات المؤسسة وخفض التكاليف. يمكن للشركات أتمتة العمليات التجارية الروتينية القائمة على القواعد ، مما يوفر وقتًا لمستخدمي الأعمال للتركيز على خدمة العملاء أو غيرها من المهام ذات القيمة الأعلى. ويرى آخرون أن تقنية RPA هي مقياس مؤقت في الطريق إلى الأتمتة الذكية عبر أدوات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي التي يمكن تدريبها على التنبؤ بالنتائج المستقبلية.
ما مزايا تقنية RPA؟
تمكن تقنية RPA المؤسسات من خفض تكاليف التوظيف والقضاء على الأخطاء البشرية. وفقا لأخصائي الأتمتة الذكية كوفاكس ، فإن المبدأ بسيط: دع البشر يفعلون ما يفعلونه بشكل أفضل بينما تتعامل الروبوتات مع المهام التي تعترض الطريق.
عادة ما تكون الروبوتات منخفضة التكلفة وسهلة الإعداد ، ولا تتطلب أي برنامج مخصص أو تكامل شامل للنظام. هذه الخصائص حاسمة حيث تسعى المنظمات إلى التوسع دون تكبد تكاليف كبيرة أو التسبب في احتكاك الموظفين.
يمكن للروبوتات البرمجية زيادة قدرة عمل الفريق بنسبة 35٪ إلى 50٪ عند تكوينها بشكل صحيح. على سبيل المثال ، يمكن تسريع المهام البسيطة والمتكررة مثل نسخ ولصق المعلومات بين أنظمة الأعمال بنسبة 30٪ إلى 50٪ عند إكمالها بواسطة الروبوتات. من خلال القضاء على فرص الخطأ البشري ، مثل نقل الأرقام أثناء إدخال البيانات ، يمكن أن تؤدي أتمتة هذه المهام إلى تحسين الدقة.
يمكن للمؤسسات أيضا تعزيز جهود الأتمتة من خلال الجمع بين تقنية RPA والتقنيات المعرفية مثل التعلم الآلي والتعرف على الكلام ومعالجة اللغات الطبيعية ، وأتمتة المهام ذات الترتيب الأعلى التي كانت تتطلب في السابق قدرات إدراكية وحكمية بشرية.
تعد تطبيقات RPA هذه، التي يمكنها أتمتة ما يصل إلى 20 خطوة، جزءا من سلسلة قيمة تعرف باسم الأتمتة الذكية (IA).
10 اقتراحات لأتمتة العمليات الروبوتية الفعالة
قد يكون تنفيذ تقنية RPA أمرا صعبا بسبب التعقيد المحتمل لعمليات الأعمال القديمة بالإضافة إلى مستوى إدارة التغيير المطلوب لنجاح تقنية RPA. يمكن أن تساعد المؤشرات التالية مؤسستك على البدء:
- إنشاء وإدارة التوقعات
يمكن تحقيق مكاسب سريعة باستخدام تقنية RPA، ولكن توسيع نطاق RPA يعد قصة مختلفة. يحدث العديد من فواق RPA بسبب سوء إدارة التوقعات. لم تساعد المطالبات الجريئة لموردي RPA ومستشاري التنفيذ في ذلك. ولهذا السبب يجب على مديري تقنية المعلومات التعامل مع الوضع بموقف متفائل بحذر.
- النظر في التأثير التجاري
غالبا ما يتم الترويج لتقنية RPA كوسيلة لزيادة العائد على الاستثمار أو خفض التكاليف. ومع ذلك ، يمكن استخدامه أيضا لتعزيز تجربة العملاء. على سبيل المثال ، توظف شركات الطيران آلاف الموظّفين في خدمة العملاء ، لكن العملاء ما زالوا ينتظرون في الطابور للرد على مكالماتهم. يمكن أن يساعد روبوت الدردشة في فترة الانتظار.
- إشراك تكنولوجيا المعلومات في وقت مبكر وبشكل متكرر.
كان المدراء التنفيذيون للعمليات من بين أوائل من تبنوا تقنية RPA . وفي أغلب الحالات،اشتروا RPA فقط لمواجهة صعوبات أثناء التنفيذ ، مما دفعهم إلى طلب المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات .يستخدم "المطورون المواطنون" الذين ليس لديهم معرفة تقنية البرامج السحابية لتنفيذ تقنية RPA مباشرة في وحدات أعمالهم. في كثير من الأحيان ، سيتدخل رئيس قسم المعلومات ويعرقلهم. لضمان حصولهم على الموارد التي يحتاجونها ، يجب على قادة الأعمال إشراك تكنولوجيا المعلومات من البداية.
- سوء التصميم وإدارة التغيير يمكن أن يكون كارثيا.
تفشل العديد من التطبيقات لأن التصميم والتغيير يدار بشكل سيئ ، وفقا لكبير المسؤولين الرقميين في Genpact ، سانجاي سريفاستافا. في الاندفاع لنشر شيء ما ، تتغاضى بعض الشركات عن تبادل الاتصالات بين الروبوتات ، والتي يمكن أن تكسر عملية تجارية. "قبل التنفيذ ، يجب أن تفكر في تصميم نموذج التشغيل" ، كما يقول سريفاستافا. "يجب أن تخطط للكيفية التي تتوقع أن تتفاعل بها الروبوتات المختلفة." وبدلا من ذلك، سيفشل بعض مديري تقنية المعلومات في التفاوض بشأن آثار العمليات الجديدة على العمليات التجارية للمؤسسة. لتجنب تعطل الأعمال ، يجب على مدراء تقنية المعلومات التخطيط لذلك في وقت مبكر.
- تجنب النزول إلى حفرة أرنب البيانات.
عندما ينشر أحد البنوك الآلاف من برامج الروبوت لأتمتة إدخال البيانات يدويا أو لمراقبة عمليات البرامج ، يتم إنشاء كمية هائلة من البيانات وهذا يمكن أن يقود مدراء تقنية المعلومات ونظرائهم من رجال الأعمال إلى وضع مؤسف يسعون فيه إلى الاستفادة من البيانات. وفقا ل سريفاستافا ، ليس من غير المألوف أن تقوم الشركات بتشغيل التعلم الآلي على البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة برامج الروبوت الخاصة بها ، ثم الطبقة على chatbot للسماح للمستخدمين بالاستعلام عن البيانات. فجأة ، تطور مشروع RPA إلى مشروع التعلم الآلي لم يتم تحديده بشكل صحيح كمشروع التعلم الآلي. يقول سريفاستافا: "يستمر العفريت في الحركة" ، ويكافح مديرو المعلومات لمواكبة ذلك. وينصح مدراء تقنية المعلومات بالنظر إلى تقنية RPA على أنها قوس طويل الأجل، وليس كسلسلة من المشاريع الصغيرة التي تنمو لتصبح شيئا مرهقا.
- حوكمة المشروع أمر بالغ الأهمية.
هناك مشكلة أخرى تنشأ في RPA وهي الفشل في التخطيط لبعض حواجز الطرق. وفقا ل سريفاستافا، قام أحد موظفي Genpact بتغيير سياسة كلمة المرور الخاصة بالشركة ، ولكن لم يقم أحد ببرمجة برامج الروبوت لضبطها ، مما أدى إلى فقدان البيانات. يجب على مدراء تقنية المعلومات مراقبة نقاط الاختناق باستمرار حيث يمكن أن يتوقف حل RPA الخاص بهم، أو تثبيت نظام مراقبة وتنبيه لمراقبة مشكلات الأداء. "لا يمكنك فقط إطلاق سراحهم والسماح لهم بالركض" ، كما يقول سريفاستافا. "أنت بحاجة إلى القيادة والسيطرة."
- الرقابة تضمن الامتثال
هناك العديد من قضايا الحوكمة التي يجب مراعاتها عند إطلاق روبوت واحد ، ناهيك عن الآلاف. أمضى أحد عملاء ديلويت عدة اجتماعات في محاولة لتحديد ما إذا كان روبوتها ذكرا أم أنثى، وهو سؤال جنسي صحيح يجب موازنته مع الموارد البشرية والأخلاقيات وغيرها من مجالات الامتثال للأعمال.
- إنشاء مركز للتميز في تقنية RPA
تشمل تطبيقات RPA الأكثر نجاحا مركزا للتميز يعمل به أشخاص مسؤولون عن ضمان نجاح برامج الكفاءة داخل المؤسسة. ومع ذلك ، ليس كل عمل لديه الأموال اللازمة لذلك. يقوم مركز التميز في RPA بإنشاء حالات عمل وحساب وفورات التكاليف المحتملة وعائد الاستثمار وتتبع التقدم المحرز نحو تحقيق هذه الأهداف.
- ضع في اعتبارك التأثير على الناس.
تركز بعض المؤسسات على التنفيذ لدرجة أنها تفشل في تضمين الموارد البشرية ، مما قد يؤدي إلى سيناريوهات بشعة للموظفين الذين تتعطل عملياتهم اليومية وسير عملهم.
- دمج تقنية RPA طوال دورة حياة التطوير.
يجب على مدراء تقنية المعلومات أتمتة دورة حياة التطوير بأكملها أو المخاطرة بقتل روبوتاتهم أثناء الإطلاق الرئيسي.
وأخيرا، لا يوجد حل سحري لتنفيذ تقنية RPA، ولكنها تتطلب روح الأتمتة الذكية التي يجب أن تكون جزءا من رحلة الشركات طويلة الأجل. "كل الاحتمالات، وما يجب الإجابة عليه عن طريق الأتمتة من أجل إكمال العمليات التجارية بشكل أسرع ، وبجودة أفضل ، وعلى نطاق واسع".